Wenn Sie Ihre Buchhaltungsabschlüsse schneller machen wollen, dann machen Sie doch einen "Fast Close".

Ein "Fast Close" ist eine Vorgehensweise, die den Abschlussprozess beschleunigt. Es entlastet Ihre Mitarbeiter und spart Zeit, die für andere Dinge eingesetzt werden kann.

Hier ist kurz dargestellt, wie Sie bei einem Fast Close vorgehen können:

Erstellen Sie eine Liste aller Abschlusstätigkeiten
Als erstes brauchen Sie eine Liste aller Tätigkeiten die Sie bei einem Abschluss durchführen. Es ist dabei egal ob es sich um das aktualisieren einer Datei, eines Dokumentes oder um das weitergeben von Informationen handelt.


Legen Sie Verantwortlichkeiten fest
Wer ist für welche Tätigkeit verantwortlich. Auf der Liste der Tätigkeiten fügen Sie jetzt die Personen ein, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich sein soll. Das müssen nicht nur Mitarbeiter aus der Buchhaltung sein. Wenn Sie der einzige Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind, dann sind Sie natürlich für alles verantwortlich.


Prüfen Sie Abhängigkeiten
Dies ist eine der wichtigsten Schritte, um Ihren Abschluss zu beschleunigen. Finden Sie heraus, welche Tätigkeiten von einander abhängen. Ist die erste Aufage aus einer Abhängigkeit nicht erfüllt, kann auch die nächste Tätigkeit nicht erledigt werden. Wenn Sie diesen Schritt gründlich machen, können Sie eine Menge Zeit sparen.


Entfernen Sie unnötige Tätigkeiten
Während Sie die Abhängigkeiten von Tätigkeiten geprüft haben, ist Ihnen vielleicht die eine oder andere Tätigkeit aufgefallen, die unnötig ist. Was so etwas sein könnte? Tätigkeiten bei denen Sie Daten ein zweites Mal eingeben oder Auswertungen erstellen die vielleicht gar nicht angesehen werden. Doppelte Dateneingaben sollten Sie vermeiden. Wenn Sie Auswertungen erstellen sollen, dann fragen Sie den Empfänger, ob die Auswertung auch später erstellt werden kann oder sogar nicht mehr gebraucht wird.


Etablieren Sie Abgabetermine
Abgabetermin zu etablieren ist mindestens genauso wichtig, wie die Abhängigkeiten von Tätigkeiten zu klären. Verwenden Sie ein Datum mit Uhrzeit als Abgabetermin. Sollten Sie Informationen nicht erhalten haben, fragen Sie nach den Informationen. Mit der Zeit gewöhnen sich alle Beteiligten an die Abgabetermine und Sie werden Ihre Informationen dann fristgerecht erhalten.


Sieht nicht sonderlich schwierig aus, so ein Fast Close, oder? Naja, normalerweise ist das für klein- und mittelständische Unternehmen mit etwa 50 Tätigkeiten am Monatsende auch kein Problem. Es kann allerdings mühsam werden, wenn mehr als 100 Aktivitäten miteinander abgestimmt werden müssen. Besonders aber bei großen Unternehmen kommen schnell auch einmal mehr als 300 Aktivitäten zusammen, dann geht es aber um ein wirklich großes Unternehmen.


Am wichtigsten ist es aber, das Sie Monat für Monat an Ihrem Fast Close weiter verbessern. Sie werden immer wieder Dinge finden, die Sie automatisieren oder standardisieren können.

All das wird Ihnen Zeit sparen, die Sie in andere Dinge auf Ihrer Agenda investieren können. Viel Spaß.

Um Ihnen den Anfang noch leichter zu machen, können Sie als BASIS-Mitglied eine Vorlage für einen Fast-Close Abschlusskalendar herunterladen. Melden Sie sich einfach für eine kostenlose BASIS-Mitgliedschaft an (weiter unten ist ein Link) und gehen Sie in den Download-Bereich unter Arbeitshilfen. So können Sie schon in einer Minute mit der Arbeit beginnen.

Unternehmensführung

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